新入社員の研修担当を任されたけど、なんだか怖いな。不安だな。そんな人が「早く知りたかった！」と思える情報を紹介します。ちょっとしたコツを掴んで、新入社員の配属先の責任者から「新入社員を研修してくれてありがとう！」と、そう言ってもらえるようになれます。
３つの企業で300人以上の人材育成をしてきた伊藤が記事を書きました。
テレワークにおけるコミュニケーションの課題
テレワークで新人研修を担当することになったあなたが不安な事はなんですか？その一つに「上手くコミュニケーションが取れるかな？」というのがあるのではないでしょうか。
テレワークでの新人研修は、会議室に集まって開催する集合型研修と違い、コミュニケーションの仕方に課題があります。それは、テレワークでは感情表現が伝わりにくく、欧米人に比べて相手に遠慮しがちな日本人同士では、人間関係が構築されにくいという点です。
コミュニケーションを円滑にするテクニック
初めて研修を担当をするあなたは緊張しているでしょうが、大丈夫。新入社員の方が緊張しています。お互いに緊張していますが、その場の雰囲気を取り壊すことが、あなたに求められる１つ目のミッションです。
心理的安全性を確保する
具体的には、心理的安全性を確保することです。心理的安全性を簡単に言うと、新入社員からどのような質問が来ても、歓迎の態度で快く受け入れるということです。
「そんなことも分からないの？」「それ、さっき言いましたよね？」は禁句です！気持ち的には１００回同じ質問をされても大きな心で受け止める器量が求められます。
場作りの仕方が分からない時は
歓迎の態度とは言っても、どうやって場作りをしたらよいのでしょうか？それは難しく考える必要はありません。研修担当者のあなたは、「何か話して盛り上げないと！」と発言を頑張らなくて大丈夫なのです。あなたが発言を頑張るのではなく、新入社員に次のうような質問をすれば、それだけで良い場作りが出来ます。
相手が中途採用の方であれば「前職ではどのようなお仕事をされていましたか？」、テレワークでの研修であれば「これまでテレワークの研修は受けたことありますか？」などと質問をすることで、話を広げることができます。
ただし、質問ばかりを繰り返していては詰まらないでしょうから、「私は前職ではIT企業の人事担当だったのですが、田中さんはどのようなお仕事をされていたのですか？」「私はこの会社に入って初めてテレワークを経験したのですが、山田さんはご経験ありますか？」と、このように自己開示を含めながら質問していくと、より研修担当者と新入社員の関係性が深まります。
上記で説明したように、初対面の人同士の緊張を和らげ、会話しやすい状態を作ることを専門的にはアイスブレイクと言います。アイスブレイクは、研修以外でも、営業職の人が顧客と商談を始める前や、チームミーティングを開始する前にも使えるテクニックです。
アイスブレイクは重要です！新入社員からどのようなクダラナイ質問が来ても、マイナスな感情は押し殺して対応しましょう！
研修担当者に必要なスキルと心得
あなたに必要なスキルや心得について説明します。とは言っても、あなたの企業の新人研修ではどのようなことを実施するのでしょうか？会社説明やオリエンテーションですか？ビジネスマナーや会社の製品知識を習得する研修でしょうか。新卒に対する研修であれば、１〜２ヶ月間と長い期間で社会人の基礎スキルを学んでもらうこともあるでしょう。
どのような研修だとしても、共通する必要なスキルがあります。また心得も同じです。
必要なスキル
- 人の見本となるビジネスマナー
- 運営調整能力
- コミュニケーション能力
- 必要に応じた専門分野の知識
- テレワークでの利用ツールを使う能力
人の見本となるビジネスマナー
新入社員の研修を担当するあなたは、ある意味会社の代表者として採用者の受け入れを担当しているのです。あなたの言動、振る舞いが会社の品質として見られます。研修担当者が平気な顔でダラダラと私語をしていたらどう感じますか？新入社員に厳しい態度で接していたらどのような気分になりますか？
正しい敬語、正しい姿勢、積極的な挨拶、「新入社員の方々にはこのように振る舞ってもらいたい」と思うことは、自分から率先して行うようにしてください。
あなたの会社が「タメ口OK」「後輩には厳しい態度で接してOK」という風潮であったとしたら、それは残念なことです。
運営調整能力
研修を実施する際は、順序があります。研修の目的とゴールを定め、計画のカリキュラム作成、研修のコンテンツを作成し、研修の実施スケジュールを決めます。そして、その期間で実施して良いかどうか、関係する各部署と調整を行い、すべてがクリアになってから、いざ研修の開始です。
このように教育を体系的に行う手法を専門的にAddieモデルと呼ばれています。
ただし、新入社員の受け入れのための新人研修であれば大方やるべきことが決まっているでしょうから、その都度カリキュラムを作成するという必要はないでしょう。一度人事として研修プランを作成し、それを毎回実施すれば問題ありません。
しかし、研修というのは人を扱う仕事です。その人の年齢や性別、国籍、これまでの経歴によって研修のやり方は見直す必要があります。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力は、他者と意思疎通を上手に行う能力です。ビジネスシーンでは情報を正しく伝える力も必要ですが、誰に対しても誤解を招かない伝え方も必要です。
人から情報を引き出す力も研修担当者には必要です。新入社員は、もしかしたら研修で困っていることや躓いていることがあるかもしれませんが、そういったことを直接周囲に言いづらい環境でもあったりするためです。最初に説明しましたが、心理的安全性が確保された場作りができていれば、相談してもらいやすい関係が築けるでしょう。
さらに、テレワーク化で重要になってくるのが「非言語コミュニケーション」です。非言語コミュニケーションとは、顔の表情・声のトーン・ジェスチャーといった、視覚や聴覚に働きかける感情的なコミュニケーションです。
人は、会話をしていなくても、顔を見るだけで「辛そう」や「怒っていそう」、「嬉しそう」という感情が瞬時に読み取れますよね。テレワークでオンライン上のやり取りだと、その視覚情報や聴覚情報が乏しくなり、相手の感情が読み取れにくくなります。
研修担当者の口頭での説明が、暗い口調だと「怒っているのかな？」「何か悪いことしたのかな？」と思われてしまうかもしれません。特にオンラインでのやり取りであった場合は尚更です。オンラインでは、オフラインと比較して２倍以上オーバーなリアクションで会話をしましょう。
非言語コミュニケーションは、顔の表情・声のトーン・ジェスチャーなどで、言語情報だけでは伝えきれない情報を補う役目があります。
専門分野の知識
これは企業によって考え方が異なることですが、新人研修で配属先の現場業務の教育を実施する場合、それらの専門分野の知識を教える必要があります。営業職であれば、顧客対応のロールプレイングを実施したり、自社製品の知識を深める研修を行うことになるでしょう。
テレワークでの利用ツールを使う能力
Web会議システム
リモートで新人研修を行う際の必須ツールです。会社のセキュリティポリシーに反しないツールを使うことが必要です。指定のWeb会議ツールがない場合は、無料・有料のツールがありますが、人数が10人未満であれば、正直無料のツールでも十分安定して使えます。
迷うようでしたら、Google Meet や Zoom を試しに使ってみることをオススメします。Zoomの場合、無料版ではグループ通話には40分という制限時間がありますが、1対1の通話では制限時間なく使用可能です。
オンラインホワイトボード
オンラインで利用できる無料のホワイドボートを紹介します。ホワイトボードがあると、図をその場で書いて説明する際や、みんなでアイデア出しを行う会議などで役立ちます。ただし、使い始めた操作に慣れが必要なので、十分に操作性は確かめておくと本番では安心です。
WindowsPCを使っているのであれば「Microsoft Whiteboard」という無料のホワイトボードが利用できます。他、Google Meetに付いている Google Jamboard や、Zoom にもホワイトボード機能が備わっているので、無料で使うことができます。
私はオンラインのホワイトボードとワコムのペンタブを使って、学校の授業のような感覚で研修を行っていました。
研修担当者の心得
研修担当者に必要な能力について説明してきましたが、次は心得です。大切なことはたくさんありますが、初めて研修を担当する方は、３つの心得を覚えてください。
- 会社の代表として研修を担当していることを忘れない
- みんなの見本となる振る舞いをすることを心がける
- 分からないことは分からないままにせず上司に相談する
研修担当者として、会社や従業員の悪口や陰口を言うことはNGですし、勤務態度は真面目でなくてはいけません。現場の担当者としては、分からないことに出会うケースは多々ありますが、自己流の判断ではなく、上司から的確な指示をもらい、行動するよう心がけましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。これから研修を担当する方にとって有益な情報を提供できればと思います。研修というのは人材育成をする上で重要な役割を持っています。その役割の担う、責任あるポジションとして活躍されるよう、応援しています。
参考までに研修設計に役立つ本も以下に紹介します。画像をクリックして詳細をご覧ください。
